Chatbot Chang: Giải pháp tự động hóa trả lời, nghỉ phép, lịch họp và quản lý công việc

Ngành nghề: Tài chính ngân hàng, Bảo hiểm,

Lĩnh vực chức năng: Quản trị vận hành,

Chatbot Chang là một giải pháp thông minh giúp tự động hóa các quy trình quản lý nhân sự, từ đó giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận HR và nâng cao hiệu quả vận hành. Với khả năng giao tiếp tự nhiên và hoạt động 24/7, Chatbot Chang giúp các doanh nghiệp xử lý nhanh chóng và chính xác các yêu cầu nhân sự, mang lại sự tiện lợi cho cả nhân viên lẫn quản lý. Hệ thống cho phép nhân viên dễ dàng truy cập thông tin chính sách của công ty, như quy định về nghỉ phép, chính sách bảo hiểm và các thủ tục hành chính. Ngoài ra, Chatbot Chang còn hỗ trợ tạo đơn nghỉ phép, theo dõi trạng thái phê duyệt, kiểm tra lịch làm việc hoặc gửi yêu cầu họp chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Nhờ vào tính năng tự động hóa, các tác vụ thường mất nhiều thời gian được xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào HR. Bên cạnh đó, Chatbot Chang có khả năng tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự nội bộ, đảm bảo thông tin được đồng bộ hóa và chính xác. Điều này không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên mà còn tạo điều kiện cho bộ phận HR tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn, như phát triển nguồn nhân lực và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với khả năng đơn giản hóa các quy trình hành chính, Chatbot Chang là giải pháp lý tưởng để hiện đại hóa công tác quản lý nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc và tăng sự hài lòng của nhân viên.

Vấn đề đặt ra

Tóm tắt các thách thức hoặc yêu cầu mà đơn vị đang gặp phải, từ đó thấy rõ nhu cầu cần đến một giải pháp hỗ trợ phù hợp

01.

Khối lượng công việc lớn

Trong các giai đoạn cao điểm, bộ phận nhân sự tại doanh nghiệp phải đối mặt với khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt khi phải xử lý từ 3,500 - 3,700 yêu cầu hỗ trợ mỗi tháng từ nhân viên.

02.

3,500 - 3,700 yêu cầu

Những yêu cầu này bao gồm tra cứu thông tin chính sách, tạo đơn nghỉ phép, xử lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng, và các thủ tục hành chính khác.

03.

Thời gian xử lý trung bình từ 5 - 20 phút cho mỗi yêu cầu

Với khối lượng công việc lớn như vậy, thời gian xử lý trung bình từ 5 - 20 phút cho mỗi yêu cầu gây ra áp lực đáng kể lên đội ngũ nhân sự, đặc biệt khi họ phải vừa duy trì hiệu suất cao vừa đảm bảo chất lượng hỗ trợ.

04.

Tốc độ phản hồi

Bên cạnh đó, vào những thời điểm cao điểm như kỳ quyết toán cuối năm hoặc mùa tuyển dụng, số lượng cán bộ nhân sự hiện tại thường không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng cao. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ phản hồi mà còn có thể làm giảm chất lượng hỗ trợ, gây bất mãn cho nhân viên.

05.

Chăm sóc và Dịch vụ Nhân sự

Trung tâm Chăm sóc và Dịch vụ Nhân sự gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu quả vận hành và thời gian đáp ứng nhanh chóng, khiến áp lực ngày càng gia tăng. Những thách thức này cho thấy sự cần thiết của việc ứng dụng các giải pháp tự động hóa thông minh, chẳng hạn như chatbot nhân sự, nhằm giảm tải khối lượng công việc, tối ưu hóa thời gian xử lý và nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Giải pháp cho vấn đề

Trình bày cách giải pháp được thiết kế để giải quyết những khó khăn cụ thể, mang lại hiệu quả tối ưu và cách tiếp cận phù hợp

Tự động hóa quy trình nội bộ

Chatbot Chang giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình nhân sự quan trọng như gửi đơn nghỉ phép, kiểm tra lịch làm việc và gửi yêu cầu họp trực tuyến. Thay vì phụ thuộc vào quy trình thủ công hoặc phải chờ đợi sự hỗ trợ từ bộ phận nhân sự, nhân viên có thể hoàn thành các tác vụ này một cách nhanh chóng và tiện lợi thông qua Chatbot Chang. Điều này không chỉ giảm thiểu thời gian xử lý mà còn tăng cường hiệu quả làm việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên.

Chatbot Chang hỗ trợ tư vấn chính sách

Một trong những điểm nổi bật của Chatbot Chang là khả năng tư vấn chính sách nhân sự một cách tự động. Nhân viên có thể đặt câu hỏi về các chính sách như nghỉ phép, bảo hiểm, chế độ phúc lợi hoặc các quy trình nội bộ và nhận được câu trả lời ngay lập tức. Nhờ vào tính năng này, Chatbot Chang giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công cho bộ phận HR, đồng thời đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác và nhất quán.

Tính năng chính và khả năng tùy chỉnh

Nêu bật những tính năng quan trọng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giúp giải pháp đáp ứng nhu cầu đặc thù

Tự động trả lời câu hỏi về chính sách nhân sự

Chatbot Chang hỗ trợ tự động hóa việc giải đáp các câu hỏi phổ biến về chính sách và quy định nhân sự, như quy định nghỉ phép, chế độ phúc lợi, bảo hiểm hay các thủ tục nội bộ. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu thời gian trả lời thủ công mà còn đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong phản hồi, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên.

Xử lý yêu cầu nghỉ phép, kiểm tra lịch làm việc

Hệ thống cung cấp giải pháp tự động để xử lý nhanh các yêu cầu như tạo đơn nghỉ phép, tra cứu lịch làm việc, và gửi yêu cầu họp trực tuyến. Nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành các tác vụ này chỉ trong vài bước đơn giản mà không cần sự hỗ trợ trực tiếp từ HR. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm áp lực cho cả nhân sự và nhân viên.

Tùy chỉnh quy trình theo yêu cầu doanh nghiệp

Chatbot Chang mang tính linh hoạt cao khi cho phép tùy chỉnh các quy trình và biểu mẫu theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Từ việc điều chỉnh các bước trong quy trình đến thay đổi nội dung form, hệ thống đảm bảo phù hợp với quy trình nội bộ và yêu cầu cụ thể của từng tổ chức, tăng tính hiệu quả và đồng bộ trong quản lý nhân sự.

Lợi ích mang lại

Tổng hợp các giá trị thực tiễn mà giải pháp đem lại, giúp đơn vị quản lý hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động

Giảm tải công việc cho nhân sự

Chatbot Chang đóng vai trò như một “nhân sự ảo” giúp giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự. Nhờ khả năng tự động hóa, hệ thống hỗ trợ xử lý khối lượng công việc tương đương với 2-5 nhân viên nhân sự, cho phép đội ngũ HR tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn.

Xử lý khối lượng yêu cầu lớn

Chatbot Chang có thể hỗ trợ xử lý hơn 5,084 yêu cầu từ 1,710 nhân viên mỗi tháng, tương đương với công việc mà 2 nhân viên HR phải đảm nhiệm. Từ việc giải đáp các thắc mắc đến xử lý các yêu cầu hành chính, hệ thống đảm bảo mọi công việc được thực hiện nhanh chóng và chính xác, giúp duy trì hiệu suất trong các đợt cao điểm.

Tự động hóa quy trình cơ bản

Chatbot Chang giúp tự động hóa các quy trình nhân sự cơ bản như gửi yêu cầu nghỉ phép, kiểm tra lịch làm việc hoặc đặt lịch họp trực tuyến. Thay vì phải chờ đợi sự hỗ trợ từ HR, nhân viên có thể tự thực hiện các tác vụ này thông qua chatbot, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Giải pháp AI dành riêng cho doanh nghiệp của bạn

FPT AI Hub – Đồng hành cùng khách hàng trong việc xác định các cơ hội tăng trưởng, khám phá các giá trị mới và tạo ra các mô hình kinh doanh mới, thông qua tận dụng những tiềm năng từ công nghệ.

Liên hệ với chuyên gia

Tìm hiểu thêm về FPT AI Hub